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【面倒臭い!】会議で意見を言わない人への対処法

意見を言わない人が一番タチが悪い!

みなさん、こんにちは!

ブログ第十六回目です。今回は会議で意見を言わない人への対処法について書きます。

会議においてしゃべるって、実は結構難しいですよね。
その場の空気もあるし、話題が広がりすぎても困るし、まとまらないと意味がない…。

声の大きい人の一声で決まってしまうと、参加者から「何のための会議だったんだ!」と不満が出たりします。

会議をまとめる立場の人としては大変ですが、ある意味もっと大変なのが「会議で意見を言わない人たち」への対応です。

こういう人たちは、実際に意見がないから言わないのではないのがまた、困ったところです。会議が終わってから、ああでもない、こうでもないと言い出すのですから。
とにかく、話を振っても会議中は、「皆と同じ」という程度で、自分の意見を言わない。その割に、何かあると隣の人とコソコソやっているという…。
会議をまとめる立場に立ったことがある方なら、一度は同じような経験があるのではないでしょうか?

私も、前職では会議をまとめる立場であることが多かったので、気持ちはよくわかります。

発言してくれる人は、いろいろ問題があるにせよ、自分の意思を表示してくれるので、対処方法も何とかわかるというもの。
しかし、発言しない人というのは、何を考えているかが非常に分かりにくいため、対処が難しくなってしまいがちです。

意見を言ってもらうには?

では、どう対処すれば良いのか?

正直言ってしまえば、正解を言うのは難しいですが、私が経験した中で効果のあったものをご紹介します。

1.最初に話を振るようにする
何も言わない人というのは、他の人が意見を言ってから話を振ると「他の人と同じです」という回答をしがちです。そのため、何か意見を求めるときは、まず最初に話を振るのが良いです。もちろん、1回振っただけでは話してくれない場合が多いですが、機会があるごとに最初に話を振るようにすると、意見を求められるという意識が湧き、少しずつ喋ってくれるようになります。私の場合はこの方法が1番効果がありました。

2.事前に発言内容をまとめてもらう
会議に入る前に、課題を事前に振っておきます。その上で発言をしてもらいます。毎週やるような定期的な会議には有効です。また、文書化することで、発言者も話の内容をまとめることができ、余計な方向へ話が飛ぶのを防ぐことができます。

3.「発言回数は公平にする」と最初に宣言する
一人当たりの発言回数を最初に設定し、宣言します。発言回数が自由だと、どうしてもしゃべりたい人がどんどんしゃべってしまう環境となり、歯止めが効かなくなります。会議においてはどうしてもよくしゃべる人、話の長い人の意見に引っ張られるので、しゃべる時間や回数はできるだけ公平な方が良いです。

これ以外にも方法はあると思いますが、いくらやっても意見を言わない人に関しては、会議のメンバーから外すことも検討した方が良いです。会議である以上、何らかの意思表示は必要で、それをしないメンバーをいつまでも置いておくのは良いこととは言えません。何のために貴重な時間を使って会議しているかを考えるべきです。

近年は、会議以外にもチャットなどでやり取りをできる方法があります。会議だけでなく、視覚で文字化して情報をやり取りすることも考えましょう。会議以外もコミュニケーションを取る方法はあります。会議という形態にこだわるべきかどうかも検討しましょう。

時代に合わせ、あらゆるツールを使って情報交換し、成果をしっかり出すよう、取りまとめ役の方は頑張ってくださいね!

関連記事:2021.12.14 第十二回ブログ:組織のあるべきコミュニケーション

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